Office Manager til teknisk IT-team

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Kunne du tænke dig at sætte struktur på tingene og få det hele til at køre i vores IT SAP-organisation?

Vi har brug for dig til at koordinere vores aktiviteter og få indkøbsprocesser, økonomi og ad hoc-opgaver til at fungere bedst muligt.

Velkommen til SAP Center of Excellence Vi er 33 faste medarbejdere og et antal eksterne konsulenter, som du kommer til at arbejde tæt sammen med.

SAP samler DSB’s forretningsprocesser (regnskab, indkøb, lagerstyring, salg og HR) i ét IT-system. Vores data er forbundet på tværs af afdelinger, så vi alle kan arbejde effektivt sammen.

Det tager vores SAP-specialister sig af.

Du bliver en del af SAP System Management Teamet, som består af Helle, vores Team Lead, og SAP-specialisterne Johnny, Karsten, Sanja, Kim og vores student worker Youssef.

Vi har et tæt samarbejde med vores leverandør TCS med to indiske konsulenter siddende i Danmark. Og vi har tre eksterne konsulenter i Polen, hvor vi har et nearshore Center. Så vi er ret internationale, og engelsk er vores daglige forretningssprog i teamet.

Som Office Manager er du med til at sikre, at der er styr på vores økonomi og vores indkøbsprocesser over for indkøbsafdelingen.

Du får en central rolle og en bred kontaktflade både i DSB og over for vores leverandører.

Hvordan ser typisk arbejdsdag ud? Opgaverne er meget forskellige. Det ene øjeblik oprettelse af en indkøbsordre, det næste assisterer du med at udarbejde budgetter, eller sidder i møde for at danne et overblik over forlængelser af konsulenter.

Du har mange sideløbende opgaver på samme tid. Det kan fx handle om at sørge for, at der er ryddeligt på vores kontor og tjekke op på tidsregistreringer, at sikre, at alle overholder tidsfristerne, og at kvaliteten er i orden.

En vigtig del af dit arbejde vil være at holde teamet opdateret på, hvor langt du er med opgaverne – hvilke informationer mangler du, hvem skal du have fat på, hvornår forventer du at være i mål, hvordan kommunikerer vi bedst forandringerne ud.

Andre tilbagevendende opgaver er at oprette eksterne konsulenter i vores systemer og holde øje med, hvornår de enkelte konsulenters adgange skal forlænges eller afsluttes.

Bent, som har ansvaret for hele SAP-organisationen, har også jævnligt behov for assistance til budgetter og opgørelser.

Hver torsdag mødes vi i System Management teamet for at sikre os, at vi alle er på rette spor – og så er der også tid til at spise kage.

Hver tirsdag mødes vi til et kort standup-møde med hele SAP-afdelingen. Så du vil altid vide, hvad der rører sig hos os.

En gang om året tager vi sammen på seminar på DSB’s kursuscenter i Knudshoved, her er der plads til både fagligt indhold og socialt samvær.

Vi håber, du vil byde ind med forslag til arbejdsgange, der kan gøres mere simple – vi er lettere tech-nørdede, men hvis du kan leve med det, så lægger vi gerne øre til dine input og idéer.

Nogle stikord til arbejdsopgaverne

• Fakturabehandling, opfølgning på økonomi, tidsregistrering og budgetter
• Indkøb af forbrugsvarer og software m.m.
• Bidrage til ressourcestyring
• Diverse IT-administrative opgaver
  

Dit grundlæggende værktøj vil være forskellige moduler inden for SAP.

Hvem er du? Det vigtigste er, at du bliver motiveret af de opgaver og det miljø, vi har forsøgt at beskrive i jobopslaget.

Du har erfaring med

• Administration og koordination
• Lettere økonomistyring/regnskab/budgettering
• Indkøbsprocesser
• Ressourcestyringsopgaver
• IT-systemer – gerne SAP
  

Som person er du

• Struktureret og forstår at overholde deadlines
• Vant til at håndtere mange parallelle opgaver
• I stand til at kommunikere godt på dansk og engelsk
• God til at kontakte andre, når der er behov for det – skriftligt, telefonisk og fysisk

Hvad tilbyder DSB? Nogle af vores personalegoder er

• Gratis transport med DSB
• Fleksible arbejdstider og mulighed for hjemmearbejde et par dage om ugen
• Træning i DSB’s eget fitnesscenter og PureGym
• Pension og sundhedsforsikring
• Frokostordning og mulighed for at købe mad med hjem

Læs mere her om personalegoder og om DSB som arbejdsplads.

Søg nu Ansøgningsfristen er d. 1. april 2024. Vi evaluerer løbende, så skynd dig at søge.

Upload cv, ansøgning (evt. som video) Gennem linket.

Har du spørgsmål, så ringer du bare til Helle Christiansen på 24 68 22 39


#LI-Hybrid
#LI-BS1

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Høje-Taastrup Kommune

-Virksomheden tilbyder:

-Arbejdsgiver:

ALLE OMRÅDER, HQ, Telegade , 2630 Taastrup

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 01-04-2024; - ansøgningsfristen er overskredet

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/6011251